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导语：企业管理升级的进程中，需要管理者不断从靠直觉、靠经验的管理模式向靠数据、靠流程、靠体系的管理模式前进。在这个过程中，数据的有效运用起着至关重要的作用。然而麟威顾问在多年的企业管理项目辅导中发现，企业并没有给予数据管理足够的重视度。经常受制于数据及时性、准确性、完整性等方面的问题，造成无法突破管理瓶颈的窘境。麟威顾问结合自身经验及数据管理在多家企业中的运用实践，原创数据管理实战技能系列文章，期望在数据管理中的每位参与者能够得到启发，举一反三，使“用数据说话”不再只是企业中的一句口号！

01 前情回顾

关于数据管理上一期文章【麟威原创】掌握这些技能，用“数据说话”不再是口号！(一)，我们一起学习了设计一份记录表的基本思路：

1、分解过程，理清管理思路；

2、确定管理要素及数据信息；

3、按一定原则顺序分类排版。

没有学会的小伙伴可以回看巩固一下，这样我们才能更好地理解本期内容。

02 什么是数据统计

将现场记录的数据信息转化成电子文档的统计表格中，对于自动化采集的数据记录需要定期导出形成统计表。

统计表是数据分析的基础，一份好的统计表是数据快速、准确分析的保障，需满足下面三点要求：

1、统计表的基本格式应符合自动数据分析的需要；

2、需要明确在记录表中摘取哪些信息进行统计；

3、做好统计表的预处理工作，以便按需分析。

03 什么是“一元化”统计表？

一元化统计表是满足excel常用分析的基本格式，也是数据批量导入、导出系统的标准格式；所谓一元化统计表，即把统计表区分为“表头栏”和“信息栏”两个部分，每列“信息栏”的关系只从属于对应列的“表头栏”。每一行信息都是独立的一条记录。

◇ 满足一元化统计表的样式举例：

统计表如台帐形式逐条统计数据信息,这样才是符合自动化数据分析的基本格式需要。

◇ 不满足一元化统计表的样式举例：

情况1：表头栏单元格合并

情况2：信息栏单元格合并

情况3：人为打散表格(通常表现文按时间段区分或按班组区分、车间区分记录)

04 选取记录表中需统计的信息

仍然以上一期文章的维修记录为例：

该企业选取了日期、设备编号、设备名称、故障部位、使用班组、开始时间、结束时间、故障现象、故障原因、对策内容、备件更换明细、维修人、备注做为统计信息进行数据统计。

统计信息选择的目的通常有两个方面：

1、 为后续层别、数据趋势分析做准备；如设备名称，即可以分析同类设备的故障情况；如使用班组，即可以分析同一班组的设备故障情况；如时间，可以计算总时间来进行影响程度的排序。

2、 做为问题解决的参考与借鉴；如故障原因、对策内容等。可以进行同类故障，排除故障方法的经验总结与参考。

05 做好统计表的预处理工作

按照设定好的一元化统计表格式，就可以及时把记录表上的信息录入到统计表中了，但要想做好数据分析，往往还需要对统计表进行关键的一步：信息预处理。

预处理一般分成三种情况：

1.分析周期预处理；

2.异常标准化(有时也可以在记录时进行)；

3.数据计算、分类处理。

情况1举例说明：

对分析时会用到额日期列进行预处理，可以用函数year()、month()、weeknum()进行自动处理，目的是为了可以方便制作周报、月报、年报分析。

情况2举例说明：

对异常现象进行标准化分类，因记录表中对故障现象(异常)的情况描述往往是很口语化的或者是员工填写记录时专业程度不足，无法进行分类判断。这样就造成分析时无法对此列进行聚焦分析，实际需求又需要知道哪类故障频繁发生。此时就需要对故障现象(异常)进行标准化分类。标准化分类可以分为：大类(如A机械、B电气)、小类(如AO1减速机、变速、联轴器类)。此种分类方法并没有一个标准答案，各个企业需要根据企业实际情况，进行标准化分类数据库的建设。最终在统计表中增加“大类(故障类型)”、“小类(具体代码)”的标准化录入，必要时需要专业人员参与到具体现象分类的统计中来，这样就为未来的数据分析提供了可行路径。

情况3举例说明：

需要统计汇总的数据，可以在统计表中进行自动计算预处理。有的企业在记录表总让员工填写，这并不是一个好的做法，因为员工往往图计算省事，将开始时间、结束时间记录为整点整分。如9:32记录成9:30，这样就会造成数据失真。

然而在统计表中计算就很方便了，只需要将两个单元格用一个减法公式就可以算出来。既方便了员工，又提高了记录效率和精度。要注意的是若存在跨天时，需要将日期在统计表中输入进去。

如果设计好的统计表，能够按上面的介绍找到常见的错误，并及时培训统计人员进行修订调整一定能更好地达到你预想的效果。大家可以举一反三，看看企业中哪些统计表还不便于未来的数据分析，一起动手来改一改吧。同时，也欢迎大家给后台发送私信或者邮件(lw@szleanway.com)交流！

下一期与大家分享：学会建立分析模型