麟威顾问在辅导一家企业时，看到企业内部有如下的《质量月会管理制度》：

进一步了解，发现质量月会召开的时间长度不可控、会议后没有相关的行动支撑，造成没有会议效果，管理干部存在不想参加质量月会的情绪。那么，如何召开一个高效的会议呢？

什么是会议？

会议就是人们聚集在一起，围绕特定主题进行讨论、交流的活动。、

为什么要开会：

1.集思广益，头脑风暴

2.讨论问题，产生决策

3.听取汇报，分配任务

4.融合意见，达成共识

5.咨询分享，政策宣传

6.表彰先进，激励士气

会议召开流程：

1.会议前准备：

①明确主题：我们将举行怎样的会议，会议的理想结果是什么，我们可能面临怎样的阻力/问题等。

②议程及时长：怎样顺序的讨论最可能实现我们的目标，如何尽可能开短会；能开短会就不开长会，时间是一种很宝贵的成本。

③参会人：会议人数并不是越多越好。可参加可不参加的人，不参加。谁是决策或会议目标的关键利益相关方，你希望关键人员在会上担任什么角色。参会各方不能随便派人听听会、走过场。派来的人要能拍板，能定意见，参会不是代表个人，是要代表部门参会，不能当涉及相关问题时不清楚。（表彰先进，激励士气的会议除外）

④资料准备：哪些信息与会人员需要确保在会前充分了解，你希望与会人员在会前准备哪些内容。

⑤主持人及时间地点：主持人需有一定控制会议的能力（权力），时间地点选择适当。

2.会议中控制：

①议程控制：按顺序发言，自由发言应控制时间与方向，按时开始，按时结束；将未解决的问题，开进“停车场”；一个议题讨论基本成型之后，主持人要迅速总结，并迅速将会议导入下一个阶段；及时纠正跑题，制止开小会；

②监视会议成果：时刻检视会议是否在为既定的目标服务；每一项议题讨论结束，将讨论结果及时整理，形成记录；会议结束之前，回顾会议议程，看是否主要问题都得到了解决；对于所有执行性的决议，都要明确责任人和完成时间。

3.会议后追踪

①会议纪要：会议结束，迅速形成会议纪要，请会议主席批准、下发；非常重要的会议纪要在分发给与会者的同时让相关责任人签字确认；

②停车场问题追踪：对于会上没有解决的问题，找到原因，组织新的会议解决；

③行动追踪：追踪会议纪要记录的行动结果及对应目标的改善结果；

④标准化：将有效的行动固化到日常管理工作中

⑤持续改善：总结会议成功或失败的经验、教训，持续改进

高效会议的关键点：

1.给会议做减法：精益理念告诉我们，不产生价值或虽然产生价值但超过绝对最少的资源投入的都是浪费，所以，我们应该有意注意强调“少开会，开短会，开管用的会”，至少包含减少会议次数、减少会议时长、减少参会人员；

2.做好充分的会议准备：与会人员要提前看材料并做好准备，不能进了会议室才开始思考。提前发给大家相关会议资料不仅节约了现场临时学习的时间，而且也有助于更充分地理解。因为有的人是视觉型的（看书面资料更有助于理解），有的人是听觉型的（听更有助于理解）；

3.避免发言超时：①发言人应学会简洁沟通，建议管理者们向《新闻联播》学习，每次都有这样两句话“这次节目的主要内容有”“下面请看详细内容”。因此，我们要学会先说要点，后说详细内容。丰田有条不成文的规定：员工在交流时必须使用简明扼要的语言，尽量采用图表、表格等形式，让每一位员工，哪怕是刚来的实习生都能很快看懂。②主持人应学会控场技巧，主持人要果断提醒，掌控议程，绝不能听之任之，让时间无限延后。当然也可以通过台上设置闹钟或其他电子倒计时工具、台下举牌提醒、逐渐靠近发言者提醒等方式。谷歌的会议中，一般都会在墙上投影一个巨大的计时器，给特定的会议或者议题做倒计时，提示发言者“您的发言离结束还剩 1 分钟”。

4.逐级开会：不同难度的问题应在不同层级的会议上进行讨论解决，会议应该环环相扣，用恰当的问题解决机制解决问题。

组织保证：

1.应以主持人为会议的控制者，而不是当次会议的职位最高的参会者；

2.形成行动计划的会议纪要可以进一步与领导讨论资源需求，确保计划的可执行性；

3.“停车场”中的待讨论事项需由职位最高者确认专项讨论的时间与参与人、主持人。

怎么样，按照现在的理解，我们能开一个有效果、达成预设目的、创造价值的规范会议了吗？